PRIVACYVERKLARING Vrije zwemmers Sint-Amandsberg

VZSA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VZSA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

VZSA VZW
Speldenstraat
9000 Gent
E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en leveranciers.

Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door VZSA verwerkt voor de uitvoering van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (Contractuele basis)
• Communicatie met werkende leden (Contractuele basis)
• Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (Contractuele basis, Wettelijke verplichting)
• Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (Contractuele basis)
• Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden (Contractuele basis)
• Vorming van leden (Contractuele basis, Gerechtvaardigd belang)
• Bevraging en marktonderzoek bij leden (Contractuele basis, Gerechtvaardigd belang)
• Administratie van deelnemers (Contractuele basis)
• Bevraging en marktonderzoek bij deelnemers (Gerechtvaardigd belang)
• Offline communicatie met deelnemers (promo en/of informatief) (Gerechtvaardigd belang)
• Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (Gerechtvaardigd belang)
• Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (Contractuele basis)
• Administratie van contactgegevens van personeel (Contractuele basis)
• Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (Contractuele basis)
• Administratie van vrijwilligers (Contractuele basis)
• Administratie van deelnemers (Contractuele basis)
• Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (Gerechtvaardigd belang)
• Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (Gerechtvaardigd belang)
• Communicatie met vrijwilligers (Gerechtvaardigd belang)
• Offline communicatie met deelnemers (promo en/of informatief) (Gerechtvaardigd belang)
• Communicatie met deelnemers aan sportwedstrijden (Gerechtvaardigd belang)
• Verzekering van leden (Contractuele basis)
• Verzekering van vrijwilligers (Contractuele basis)
• Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (Gerechtvaardigd belang)
• Verzekering van leden (Contractuele basis)
• Verzekering van vrijwilligers (Contractuele basis)
• Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (Gerechtvaardigd belang)
• Verzekering van deelnemers aan sportwedstrijden (Contractuele basis)
• Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden (Contractuele basis)
• Online communicatie met deelnemers (promo voor gelijkaardige activiteit) (Klanten: gelijkaardig product)
• Online communicatie met deelnemers (promo voor andere soort activiteit) (Ondubbelzinnige, actieve toestemming)
• Vergoeden van vrijwilligers (via onkostenvergoeding) (Contractuele basis)

Wanneer we uw toestemming vragen voor de verwerking van gegevens, heeft u steeds het recht om de toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

• Voornaam, roepnaam, familienaam
• Adres (privé)
• Telefoonnummer (privé)
• E-mailadres (privé)
• Geboortedatum, leeftijd
• Geslacht
• Bankrekeningnummer

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,...). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen via:

• zwemsportclubs
• zwemsportclubs - VTS

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Indien u ons geen toelating geeft om beeldmateriaal en/of uw contactgegevens voor direct marketing te gebruiken, dan publiceren wij geen gerichte foto™s van u en/of ontvangt u van ons geen ongewenste promotionele mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider zoals Assist)
• Het verzorgen van de internet omgeving (via een webhosting- of mailhosting-firma)
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers (via een federatie of koepel, een verzekeringsmaatschappij of makelaar)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (bijv. een sportwedstrijd, een co-productie,...)
• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties,...)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en te garanderen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

VZSA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

• Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Communicatie met werkende leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Vorming van leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Bevraging en marktonderzoek bij leden (Anonimiseren na verzamelen van resultaten)
• Administratie van deelnemers (2 jaar na deelname aan activiteit)
• Bevraging en marktonderzoek bij deelnemers (Anonimiseren na verzamelen van resultaten)
• Offline communicatie met deelnemers (promo en/of informatief) (2 jaar na deelname aan activiteit)
• Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (2 jaar na deelname aan activiteit)
• Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (2 maanden na de wedstrijden)
• Administratie van contactgegevens van personeel (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Administratie van vrijwilligers (2 jaar na stopzetting vrijwilligerswerk)
• Administratie van deelnemers (2 jaar na deelname aan activiteit)
• Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (2 jaar na deelname aan sportwedstrijd)
• Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Communicatie met vrijwilligers (2 jaar na stopzetting vrijwilligerswerk)
• Offline communicatie met deelnemers (promo en/of informatief) (2 jaar na deelname aan activiteit)
• Communicatie met deelnemers aan sportwedstrijden (2 jaar na deelname aan sportwedstrijd)
• Verzekering van leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap of na afsluiten verzekeringsdossier)
• Verzekering van vrijwilligers (2 jaar na stopzetting vrijwilligerswerk of na afsluiten verzekeringsdossier)
• Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (2 jaar na deelname aan activiteit)
• Verzekering van deelnemers aan sportwedstrijden (2 jaar na deelname aan sportwedstrijd of na afsluiten verzekeringsdossier)
• Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Online communicatie met deelnemers (promo voor gelijkaardige activiteit) (2 jaar na deelname aan activiteit)
• Online communicatie met deelnemers (promo voor andere soort activiteit) (2 jaar na deelname aan activiteit)
• Vergoeden van vrijwilligers (via onkostenvergoeding) (7 jaar voor de boekhouding)

Hoe beschermen we uw gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (...inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking...). Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens VZSA van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een 'firewall'.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvol-ledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uit-schrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Hoe zit het met de verzekering?

Onze club is aangesloten bij FROS Amateurssportfederatie. Deze federatie heeft een decretale verplichting om alle aangesloten leden te verzekeren:

Verzekeraar:

Ethias

Prins-Bisschopssingel 73

3500 Hasselt

Polisnummer lichamelijke ongevallen: 45421556
Polisnummer burgerlijke aansprakelijkheid: 1115505

                                                                               EEN ONGEVAL !!!! WAT NU ???

Aangifte doen na verwonding tijdens het sporten? Volg volgend simpel stappenplan:

1. Vul het aangifteformulier in en beantwoordt enkele vragen m.b.t. het ongeval. Bekijk goed welke polis je hebt. Sportclubs       hebben steeds de Fros polis P of P+.

2. Ga binnen de 48 uur langs bij een arts en laat het geneeskundig getuigschrift invullen.
Verwittig de club via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. rond afspraken formulier

3. Bezorg de ingevulde ongevalsaangifte binnen de 14 dagen aan Fros (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).
Is alles in orde? Dan sturen zij het dossier door naar verzekeringspartner Ethias.

4. Je ontvangt een mailtje ter bevestiging van Ethias met een persoonlijk dossiernummer en extra informatie m.b.t. de volgende stappen en afhandeling van jouw dossier.

5. Is jouw dossier volledig? Dan ontvang je zo snel mogelijk jouw vergoeding.

Aangifteformulier P/P+

Meer inlichtingen nodig?
Wendt u in de eerste plaats tot het clubbestuur.

Mocht u daar geen voldoening krijgen, kan u zich wenden tot het bondssecretariaat:
FROS Amateurssportfederatie Vzw
Huis van de Sport
Boomgaardstraat 22 bus 35
2600 BERCHEM
Tel.: 03/286.58.37 Fax: 03/286.58.38
E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

VZSA kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.
Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.